Von der elektronischen Bauakte zur elektronischen Gutschrift

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Zur
Optimierung von Workflows setzt die GASAG Berliner Gaswerke AG - eigenen Angaben
zufolge das größte kommunale Gasversorgungsunternehmen Westeuropas - auf die
elektronische Signatur und kommt so dem papierlosen Büro einen großen Schritt
näher. Im Projekt eBau hat der Konzern bereits drei Workflows, in denen bislang
Bauakten in Papierform verteilt, bearbeitet und dann im Papierarchiv abgelegt
wurden, vollständig auf die elektronische Verarbeitung umgestellt.



Uwe Worch, IT-Leiter bei der GASAG: "Das Projekt eBau hat sich
als effizient und innovativ erwiesen. Wir halten bereits Ausschau nach weiteren
Workflows, die mittels elektronischer Signatur ebenfalls effizienter gemacht
werden können."



Baudienstleister reichen ihre Bauakten über ein Web-Portal
elektronisch signiert ein. Da die Akten später für Gerichtsprozesse verwendbar
sein müssen, werden sie vom Baudienstleister vor der Übertragung qualifiziert
elektronisch signiert. Die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet
eine sichere Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit (Integrität) der
elektronischen Daten und macht somit den Inhalt rechtsverbindlich. Die
elektronische Erfassung von Daten zur Weiterverarbeitung im
ERP-System,
das Drucken bzw. der Postversand von Daten entfällt komplett. Die Daten können
sofort und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden bis hin zur elektronischen
Archivierung. Nach Abschluss eines Bauprojektes erhält der Baudienstleister eine
elektronische Gutschrift. Auch diese ist diesmal von der GASAG qualifiziert
elektronisch signiert und erfüllt somit die Anforderungen, die das
Umsatzsteuergesetz §14 an den elektronischen Versand von Rechnungsdaten stellt.



Bestehende Papierarchive, in denen die Bauakten aufgrund der
Beweiswirkung jahrzehntelang physisch gelagert werden mussten, sollen nun
mittels elektronischer Signatur Schritt für Schritt abgebaut werden. Die
Papierdokumente werden dazu eingescannt, elektronisch signiert und erhalten
einen elektronischen Zeitstempel, der den Zeitpunkt der elektronischen
Archivierung festhält. Danach fließen auch sie in das elektronische Archiv.



Vorteil der elektronischen Archivierung ist nicht nur die
Einsparung von Lagerkosten, sondern vor allem die bessere Auffindbarkeit der
Daten, da sie durch entsprechende Suchfunktionen in Sekunden verfügbar sind und
keiner mehr zur Aktensuche in das Papierarchiv muss.



Auf Seiten der GASAG erfolgt die Signaturerzeugung im
Stapelsignaturverfahren und die Signaturprüfung vollautomatisch. Auf Seiten der
Baudienstleister werden die Signaturen manuell erzeugt mit einer
Standard-Signaturausstattung, die man z.B. auch in einer Industrie- und
Handelskammer beantragen kann.



Die Beratung zur Einführung der elektronischen Signatur und die
zur Umsetzung benötigten Trustcenterdienstleistungen lieferte der
Zertifizierungsdienstleister D-TRUST GmbH. Das Unternehmen ist eine
Tochtergesellschaft der Bundesdruckerei GmbH und als staatlich akkreditiertes
Trustcenter berechtigt, qualifizierte Zertifikate, die man für die
rechtsverbindliche elektronische Signatur benötigt, herauszugeben.



Die Software der Produktfamilie digiSeal, die zum elektronischen
Signieren und Überprüfen der Signatur auf Seiten der Baudienstleister als
Client-Variante und auf Seiten der GASAG als Server-Variante eingesetzt wird,
entwickelte das Berliner Unternehmen secrypt GmbH, das sich auf Prozesslösungen
auf Basis der elektronischen Signatur spezialisiert hat.



Bei der Einbindung in das bestehende ERP- und das elektronische
Archiv-System verläßt sich die GASAG auf die IT-Dienstleister SD & C Solutions
Development and Consulting GmbH sowie forcont business technology gmbh. SD & C
erstellte das Web-Portal zur Übergabe der Daten und Dokumente und sorgte für die
vollständige Integration in das bestehende ERP-System. Dazu gehörte auch die
Verifizierung der elektronischen Signaturen. forcont schuf die Voraussetzungen
für die elektronische Signierung und den Versand von Gutschriften auf
elektronischem Weg. Das auf dokumentenzentrierte Anwendungen und
Systemintegration spezialisierte Softwarehaus stellte zudem die Ablage aller
rechtsrelevanten Bestandteile der eingestellten und versandten elektronischen
Dokumente und Signaturen in das elektronische Archiv sicher. Für den internen
Zugriff auf die Dokumente und Signaturkomponenten erstellte forcont eine
intuitive Web-Anwendung auf Basis der Software forcont factory.



<div align='right'>Siehe auch: ausgewählte weitere Meldungen:

• 
  Baubranche im Internet: oft nur "mangelhaft" (9.6.2005)</div>